Fiche de police d'hôtel : la numériser avec l'IA ?

Oui, la fiche individuelle de police peut être tenue sous forme numérique, et un outil peut aider à la remplir. Mais la règle fixe des limites nettes : quelles données, combien de temps, à qui les transmettre. Et un point bloque beaucoup de solutions « intelligentes » : la copie ou le scan de la pièce d'identité.

Ce que dit la règle

D'après la fiche officielle reprise sur justice.fr (mise à jour le 22/01/2025) :

• Qui : tout loueur d'un hébergement touristique (hôtel, résidence de tourisme, meublé, chambre d'hôtes, camping…) qui reçoit un client de nationalité étrangère, ressortissants de l'Union européenne compris.
• Quand : le client remplit et signe la fiche dès son arrivée. S'il refuse, le loueur peut refuser la location.
• Mentions : nom et prénoms ; date et lieu de naissance ; nationalité ; domicile habituel ; numéro de téléphone mobile et adresse électronique ; date d'arrivée et date de départ prévue. Un enfant de moins de 15 ans peut figurer sur la fiche de l'adulte qui l'accompagne.
• Conservation : six mois.
• Transmission : uniquement à la police ou à la gendarmerie, et seulement à leur demande, pour la prévention des troubles à l'ordre public, une enquête judiciaire ou la recherche dans l'intérêt des personnes. Elle peut se faire par voie électronique. À personne d'autre.
• Information du client : il doit être informé de son droit d'accès et de rectification.
• Textes : Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, articles R814-1 à R814-3 ; arrêté du 01/10/2015 fixant le modèle de fiche.

Ce qu'un outil numérique peut faire

Une IA peut aussi vous aider à rédiger la notice d'information du client dans plusieurs langues, ou à écrire la procédure interne (qui remplit, où c'est rangé, qui supprime). Faites relire la notice par un professionnel du droit si vous avez un doute.

Ce qu'il ne faut pas faire

Copier ou scanner la pièce d'identité. Le GHR, syndicat professionnel de l'hôtellerie, indique, en s'appuyant sur une réponse de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), que copier ou scanner la pièce d'identité d'un client est interdit, sous forme papier comme numérique ; la consulter à l'arrivée reste possible (GHR, 15/12/2023). De façon générale, la CNIL considère que la simple consultation d'un justificatif d'identité peut suffire pour s'assurer de l'identité d'une personne (référentiel CNIL). Méfiez-vous donc d'un outil qui « lit » le passeport en le photographiant pour remplir la fiche : demandez à son éditeur ce qu'il conserve, et vérifiez auprès de la CNIL ou d'un conseil que cela reste conforme.

Réutiliser les fiches. Les données de la fiche servent à une obligation légale. Les verser dans votre fichier de prospection, ou les coller dans un assistant d'IA généraliste pour « analyser votre clientèle », sort de ce cadre.

Ajouter des champs. La liste des mentions est fixée. Un formulaire numérique qui demande aussi le numéro de passeport, la profession ou une photo collecte plus que nécessaire.

En pratique

1. Repartez du modèle officiel et des mentions listées plus haut.
2. Si vous passez au numérique, vérifiez que l'outil ne fait ni copie ni scan de la pièce d'identité, et qu'il supprime les fiches au bout de six mois.
3. Rangez les fiches à part du reste de vos données clients, avec un accès limité.
4. Écrivez en une page la procédure en cas de demande de la gendarmerie.

Pour l'ensemble des données de vos clients, voir données des clients.